Spółka informuje, że Zgodnie z przepisami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (Dz. Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17) oraz Ustawy z dnia 14.06.2024 o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928), w spółce Horn Distribution S.A. obowiązuje Procedura Zgłaszania Naruszeń Prawa i Ochrony Sygnalistów.

Zgłoszenie naruszenia prawa związane z działalnością Spółki można zgłaszać:

1. za pośrednictwem dedykowanego dla Spółki adresu e-mail: sygnalista@horn.eu,
2. poprzez nadanie przesyłki poleconej za pośrednictwem Poczty Polskiej, na adres ul. Kurantów 34, kod pocztowy 02-873, Warszawa, z oznaczeniem „POUFNE - do rąk własnych Dyrektor HR”.

Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia i zawierać w szczególności:

1. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
3. wskazanie spółki, komórki, departamentu, działu lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
4. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
5. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia prawa;
6. dane osobowe zgłaszającego umożliwiające kontakt.

Jeśli zgłoszenie nie zawiera powyższych informacji, Sygnalista zostaje poinformowany o wymogach zgłoszenia w odpowiedzi zwrotnej na przekazane zgłoszenie wraz z czasem na uzupełnienie danych oraz pouczeniem o konsekwencjach niepodania danych.

Przyjęcie zgłoszenia

Sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacja zostanie przekazana niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od przyjęcia zgłoszenia, jeśli sygnalista nie wyraził sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia. W przypadku zgłoszeń anonimowych informacje zwrotne będą przekazywane tylko w przypadku pozostawienia danych kontaktowych. Informacje o przyjęciu zgłoszenia nie zostaną przekazane, jeżeli będzie istniało uzasadnione ryzyko, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

Kontakt z Sygnalistą

1. Sygnalista może być poproszony na podany adres kontaktowy o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty. Ich podanie jest dobrowolne.
2. Jeśli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, Sygnalista zostanie poinformowany o odstąpieniu od rozpatrywania zgłoszenia oraz przyczynie odstąpienia.
3. Jeśli wstępna weryfikacja zgłoszenia wykaże, że do jego rozpatrzenia właściwy jest organ publiczny, Sygnalista zostanie poinformowany o przekazaniu zgłoszenia.
4. Informacja zwrotna zostanie przekazana Sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
5. Jeśli zapadnie decyzja o odstąpieniu od podjęcia działań następczych, Sygnalista zostanie o tym poinformowany wraz z uzasadnieniem odstąpienia.
6. Sygnalista zostanie poinformowany o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

Ochrona Sygnalisty

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy od chwili dokonania zgłoszenia.
2. Organizacja zapewnia ochronę sygnalisty poprzez:
   1. ochronę tożsamości, chyba, że Sygnalista wyrazi wyraźną zgodę na ujawnienie swoich danych;
   2. ochronę poufności tożsamości innych osób wskazanych w zgłoszeniu;
   3. zobligowanie osób biorących udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia do bezstronności i zachowania poufności także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
   4. zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem będą miały tylko osoby uprawnione i przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnaliście;
   5. ochronę przed działaniami odwetowymi w związku z dokonywanym zgłoszeniem.
3. Sygnalista nie może być celem działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

Ochrona danych osobowych

Organizacja dba o zapewnienie należytej ochrony sygnalistów, a także osób, które pomagają im dokonać zgłoszenia. Ochrona obejmuje informacje związane bezpośrednio ze zgłoszeniem. Określone zasady mają na celu ograniczenie osobistego ryzyka sygnalisty, w tym działań odwetowych. Klauzula informacyjna dla osób, których dane są przetwarzane w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zostanie przekazana w przypadku zgłoszenia.

Administratorem danych osobowych Sygnalisty, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą jest spółka Horn Distribution S.A., Kurantów 34, 02-873 Warszawa, NIP: 951-18-28-408, REGON: 012977688. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.